viernes, 13 de noviembre de 2015

Redaccion de Hallazgos


Hallazgos son todas aquellas situaciones de importancia, que se han detectado como resultado de la aplicación de las pruebas de cumplimiento y sustantivas en la ejecución de la auditoría, y que tienen un efecto importante sobre los objetivos previstos, así como en la calidad de la información y las operaciones del ente público evaluado, por lo que deben incluirse en el informe como situaciones que merecen reportarse. 

 El proceso más importante de la labor de auditoría es el desarrollo y presentación  de  hallazgos. 

Los hallazgos fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría, y deben ser comunicados a los funcionarios responsables y autoridades superiores de la entidad auditada.

Objetivos

         Evaluar si la evidencia obtenida satisface los objetivos específicos definidos en la planificación. 

         Obtener suficiente satisfacción respecto a las apreciaciones que corresponden a cada área o cuenta examinada. 

         Incluir en el informe los hallazgos sobre las deficiencias o aspectos sobresalientes, debiendo contener en forma lógica y clara los asuntos de importancia en forma comprensible para los lectores del informe. 

         Redactar los hechos encontrados en forma clara y convincente, de tal manera que no surjan dudas o conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente sustentado por el trabajo realizado.

Responsables:

         Auditor

         Supervisor

Estructura de los hallazgos

Todo hallazgo debe estructurarse y redactarse  tomando en cuenta los siguientes atributos: 

• Título

• Condición

• Criterio

• Causa 

• Efecto

• Recomendación
 
 

Comunicacion de resultados


El Informe es el documento formal en el que el auditor expresa su opinión sobre el resultado del examen realizado, de acuerdo a Normas de Auditoría Interna Gubernamental.

Es un documento que se debe elaborar técnicamente y con alta calidad profesional, que permita tomar acciones correctivas necesarias en forma oportuna a través de las recomendaciones que se señalan en el mismo.

Objetivos

         Presentar a las entidades auditadas, resultados imparciales sobre la información financiera, el cumplimiento de políticas, planes, programas y el ambiente de control interno de la entidad examinada.

         Opinar si los estados financieros se han elaborado de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y con criterios de sistemas integrados, aplicados en forma consistente con el año anterior.

         Facilitar la comprensión de los hallazgos, presentándolos  como una relación ordenada de hechos que permitan tomar las acciones legales y administrativas, en los casos de lesiones patrimoniales o hechos que ameriten acciones judiciales, por parte de las autoridades pertinentes y  que motiven la implantación de recomendaciones.

         Proporcionar recomendaciones para mejorar los sistemas administrativos, financieros, técnicos, operativos y los procesos de control e información.

         Informar de los criterios técnicos que permitieron formular las recomendaciones.

         Servir como guía para llevar a la práctica las recomendaciones formuladas.

Responsables

         Supervisor

         Director de auditoria interna

         La contraloría general de cuentas

Procedimiento

Para que la presentación del informe de auditoría, se realice en forma técnica, se debe utilizar el siguiente procedimiento:

1.     Forma escrita: Los informes de auditoría deben prepararse por escrito. El informe de auditoría en forma escrita tiene como propósito comunicar los resultados del trabajo, para garantizar el entendimiento de su contenido y las acciones correctivas necesarias por parte de los responsables de la entidad auditada 

 

Utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, lo que debe coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados.

2.     Contenido: El contenido debe suministrar suficiente información, que permita al usuario una adecuada interpretación de los resultados. Para cumplir con lo anterior, la estructura y contenido del informe debe ser la siguiente:

         Caratula

         Resumen gerencial

         Contenido

         Antecedentes

         Objetivos

         Alcance

         Dictamen

         Estados financieros
 

Supervision


La Supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la ejecución de una auditoría, desde su inicio hasta la aprobación final del informe por parte del nivel jerárquico competente. 

La ejecución de la auditoría gubernamental debe ser apropiadamente supervisada, a efecto de orientar y evaluar permanentemente  las actividades de los auditores, para asegurar la calidad técnica y profesional del trabajo y cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente, efectiva y económica.

Objetivos

·        Asegurar el cumplimiento de las normas de auditoría interna gubernamental.  

·        Mantener y elevar la calidad de las auditorías, desde su inicio hasta la aprobación de los informes. 

·        Utilizar en forma eficiente, efectiva y económica los recursos disponibles para las auditorías. 

·        Promover la madurez de juicio y análisis, y la capacitación profesional de los auditores. 

·        Evaluar la calidad, cantidad y pertinencia de los papeles de trabajo. 

·        Evaluar la calidad, cantidad y pertinencia de la evidencia que respalda las conclusiones y los hallazgos.

Responsables

Los responsables para que la labor de supervisión de las auditorías se lleve a cabo con calidad profesional son: 

Autoridades Superiores de la Contraloría General de Cuentas: Deben emitir las políticas, normas y procedimientos, que permitan realizar una eficiente supervisón de las auditorías gubernamentales. 

Director Auditoría Interna: Deben velar porque se cumplan adecuadamente, las políticas, normas y procedimientos emitidos  por las autoridades superiores, y que los recursos sean utilizados con eficiencia,  efectividad y  economía, así como que las auditorías se realicen de acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental. 

Supervisores: Deben participar activamente en todas las etapas de las auditorías, con el objeto de cumplir con los objetivos definidos para esta labor. 

Auditores: Cuando estos actúen como coordinadores o jefes de equipos de auditoría, deben colaborar conjuntamente con los supervisores para que la labor de supervisión que se realice sea de calidad,  para que las metas y objetivos propuestos, se cumplan de manera eficiente, efectiva y económica.

Procedimientos

Para realizar su trabajo en una forma técnica el supervisor deberá observar los siguientes procedimientos:

Generales

·        Revisar el Plan Anual de Auditoría para identificar los trabajos a realizar.

·        Planificar oportunamente sus tareas.

·        Ser el enlace entre el ente auditado, el equipo de trabajo y la Dirección de Auditoría.

·        Ejercer una supervisión continua y oportuna durante todo el proceso de la auditoría, planificación, ejecución del trabajo y comunicación de resultados.

·        Dar a los auditores la oportunidad para que demuestren su iniciativa y desarrollen nuevas y mayores responsabilidades.

·        Expresar en forma reservada, cualquier deficiencia detectada en el trabajo de los auditores.

·        Reconocer las labores sobresalientes realizadas por los auditores, motivándoles en su desarrollo profesional.

·        Colaborar con los auditores en sus esfuerzos por corregir deficiencias personales y profesionales.

·        Considerarse un miembro más de los equipos de trabajo, e integrarse al desarrollo del trabajo.

·        Buscar los mecanismos que permitan la coordinación y comunicación  necesaria entre todos los equipos de trabajo.

·        Velar porque los auditores ejecuten su trabajo en un ambiente adecuado.

·        Evaluar el trabajo ejecutado por los auditores calificando su rendimiento.

Especificios

Planificación Específica 

         Participar en el proceso de la  familiarización, para asegurarse que se cumpla con la metodología de acuerdo con la guía de auditoría específica. 

         Participar en la evaluación preliminar del control interno y de los aspectos  legales, para definir los criterios técnicos a utilizar en la planificación. 

         Revisar los papeles de trabajo generados en el proceso de la familiarización. 

         Apoyar la actualización del Archivo Permanente. 

         Elaborar el Memorando de Planificación de acuerdo a la metodología y contenido establecidos en la guía de respectiva. 

         Definir los objetivos generales y específicos del trabajo a desarrollar. 

         Apoyar la identificación y redacción de los objetivos específicos. 

         Apoyar  la identificación de los alcances de la auditoría. 

         Diseñar los criterios técnicos para establecer las muestras y los criterios de importancia relativa. 

         Apoyar la elaboración del Cronograma de Actividades en cuanto a la distribución de las áreas a examinar, la asignación del personal y de los recursos necesarios. 

         Asesorar y apoyar la distribución de  tareas para cada auditor, que conformará el equipo de trabajo, de tal manera que se garantice una distribución equitativa del trabajo, tomando como base la experiencia y necesidades de desarrollo profesional del personal asignado. 

         Elaborado el Memorando de Planificación, lo debe revisar antes de que la Dirección de Auditoría  lo apruebe y  así dar inicio a la ejecución del trabajo.  

         Asesorar y apoyar la elaboración de los Programas de Auditoría, de tal manera que se elaboren de acuerdo a la metodología y contenido establecidos en la guía respectiva.

CREACIÓN Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE


RMANENTE

 

Definición

Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.  

Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica,  contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías. 

Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes.

Objetivos

1.     Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la entidad.  

2.     Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron observarse. 

3.     Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías. 

4.     Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.

Responsables

El proceso de creación y actualización es responsabilidad de:

         Director de auditoria interna

         Supervisor

         Auditor

         Funcionarios y empleados de la entidad

Estructura
 


Elaboración del índice 

La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control. 

Información general 

- Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.)

-  Dirección, teléfono, fax, E mail,  etc.

-  Autoridades superiores y sus generales

-  Misión y visión institucional.

Estructura organizacional

-  Manuales de Organización

-  Manuales de Funciones    Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.)

-  Organigramas

-  Ubicación geográfica de programas y proyectos

-  Integración de unidades ejecutoras por programa

Ley y regulaciones

-  Ley Orgánica

-  Reglamento Orgánico y reglamentos internos

-  Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad

-  Acuerdos internos, dictámenes, resoluciones etc

Planificación de Operaciones 

-  Plan Operativo Anual

-  Planes de trabajo

-  Cronogramas de actividades

-  Estudios de pre y factibilidad

Información Administrativa 

- Extractos de Contratos administrativos  (prestamos, donaciones, fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.) 

-  Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc )

-  Principales políticas institucionales (compras, personal etc.)

-  Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas)

-  Ubicación y composición del personal

Información Presupuestaria, Contable y Financiera 

-  Políticas, contables y presupuestarias

-  Normas presupuestarias

-  Manuales contables

-  Manuales de presupuesto

-  Estados financieros

-  Estados de ejecución y liquidación del presupuesto

-  Informes de auditoría

-  Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos


Actualización 

 La actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de utilidad en la medida que la información que contiene, esté debidamente clasificada y actualizada.

Acceso y utilización 

El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los auditores, por lo tanto su acceso o utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría Interna.

Identificación de la información, análisis, clasificación, y archivo 

Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe de la misma.  

 

Preparacion de papeles de trabajo


El auditor debe preparar y mantener los papeles de trabajo, cuya forma y contenidos deben ser diseñados acordes con las circunstancias particulares de la auditoría que realiza. La información contenida en los papeles de trabajo, constituye la principal constancia del trabajo realizado por el auditor y de las conclusiones a que ha llegado en lo concerniente a hechos significativos.

Los papeles de trabajo son registros que respaldan la ejecución y la emisión de nuestro informe de auditoría financiera. Estos documentos preparados en la etapa de la ejecución de la auditoría son necesarios para el desarrollo y supervisión de un examen de auditoría, sobre todo para evidenciar y demostrar que el trabajo fue realizado de acuerdo con normas de auditoria gubernamental aplicados en un determinado país.

En los papeles de trabajo, es necesario registrar nuestra comprensión y entendimiento de la naturaleza de las actividades de la institución y/o empresa auditada, los procedimientos ejecutados y el análisis de los diversos factores y juicios adoptados que sustentan nuestras conclusiones sobre el trabajo realizado, enfoque uniforme y disciplinario en la ejecución del trabajo, supervisión sistemática del trabajo ejecutado por los auditores, selección de información que puede ser utilizado en exámenes futuros y además sirve para evaluar el desempeño técnico de los auditores.

Los papeles de trabajo son registros que respaldan la emisión de nuestro informe. Son necesarios para el desarrollo y la supervisión eficiente de un examen de auditoría, pero por sobre todo para evidenciar que el trabajo fue realizado de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas.

No puede pretenderse que los papeles reúnan todos los aspectos complejos y detalles de los exámenes practicados en una institución pública y/o empresas privadas desde años anteriores. Es necesario registrar nuestra comprensión y entendimiento de la naturaleza de las actividades de la institución y/o empresa privada auditada, los procedimientos ejecutados y el análisis de los diversos factores y juicios adoptados que sustentan nuestras conclusiones.

Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes objetivos:

1.      Proporcionan evidencia sobre el trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas durante el desarrollo de nuestro examen.

2.      Permite que los auditores que practican la auditoría adopten un enfoque uniforme y disciplinado en la ejecución de su trabajo.

3.      Permitir la supervisión sobre una base sistemática y servir como evidencia de dicha supervisión.

4.      Documentar aquella información que puede ser utilizada en exámenes futuros.

5.      Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los auditores.

El auditor debe tener habilidad para preparar papeles de trabajo, que reflejen en forma clara:

         Los pasos que se dieron para lograr los objetivos de la auditoría.

         La información y composición de los datos representativos contenidos en los registros.

         Los métodos y procedimientos de verificación empleados.

Para que los papeles de trabajo preparados por el auditor, los proporcionados por la Entidad sujeta a auditoría, por terceras personas y otras instituciones, puedan ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización, deben elaborarse aplicando la norma “Debido cuidado profesional” en base a reglas o requisitos mínimos de forma.

La cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo varían de acuerdo a las circunstancias, el tipo de examen y el tamaño de la institución y/o empresa. Los papeles de trabajo deben incluir información que documente los siguientes aspectos: plan de auditoría, información relevante sobre las actividades de la institución y principios contables utilizados, sistemas de control de la institución, composición de los estados financieros, registro de los procedimientos aplicados, evaluación de los hallazgos de auditoría y las conclusiones alcanzadas, supervisión y revisión.

Los papeles de trabajo de auditoría deben clasificarse en forma deductiva, ordenada y lógica lo que permite considerar la información global que sirve de base para iniciar el proceso de desagregación de la información hasta llegar al origen de la información sujeta a auditoría. Las categorías y diseño de papeles de trabajo deben ser apropiadas de acuerdo a las necesidades y criterio del auditor para dejar evidencia de los diversos procedimientos efectuados en las diferentes fases del proceso de auditoría.

Los papeles de trabajo se clasifican de la siguiente manera:

         Según su alcance en generales y específicos.

         Según su origen en preparados por el auditor y preparados por la empresa y otros

Los papeles de trabajo se agrupan en dos categorías cuya estructuración es la siguiente:

         Generales: Planilla de trabajo o Balance, Resumen de ajustes propuestos, resumen de reclasificaciones propuestas, informe en borrador correferenciado con los papeles de trabajo.

         Específicos: Cédulas sumarias, planillas de excepciones de auditoría, planilla de ajustes propuestos, planilla de reclasificaciones propuestas, planilla de deficiencias de control interno, programa de trabajo para cada componente, cédulas sustentatorias, cualquier otro documento relacionado con el examen, planilla de supervisión.

La referenciación y correferenciación es un sistema de codificación que se utiliza para establecer un orden de organización de los papeles de trabajo en cada uno de los legajos o archivos, que faciliten el acceso a los mismos, el proceso de supervisión y revisión de los papeles.

La correferenciación o cruce de referencia tiene como objetivo indicar que una cifra dentro de una planilla tiene relación directa con otra cifra o conjunto de cifras, que figuran en otras planillas. De esta forma se facilita y agiliza el proceso de revisión de papeles e identificación del trabajo de auditoría que se ha hecho sobre partidas relacionadas.

Los papeles de trabajo son registros que respaldan el trabajo realizado y el informe del auditor, pertenecen a la entidad auditora, quien es responsable de su custodia y conservación, debiendo evitar su sustracción o uso indebido y facilitar su consulta. Sin embargo, dicha propiedad está sujeta a las limitaciones impuestas por las normas legales vigentes sobre la información de las instituciones públicas establecidas para prevenir la revelación indebida de información, que pueda perjudicar los intereses del estado, empresa privada y de los derechos de las personas.

Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos


Objeto de la ley.

 Crear normas y procedimientos para transparentar el ejercicio de la administración pública y asegurar la observancia estricta de los preceptos constitucionales y legales en el ejercicio de las funciones públicas estatales.

 Evitar el desvió de los recursos, bienes, fondos y valores públicos en perjuicio de los intereses del Estado; establecer los mecanismos de control patrimonial de los funcionarios y empleados públicos durante el ejercicio de sus cargos.

 Prevenir el aprovechamiento personal o cualquier forma de enriquecimiento ilícito de las personas al servicio del Estado y de otras personas individuales o jurídicas que manejen, administren, custodien, recauden e inviertan fondos o valores públicos, determinando la responsabilidad en que incurran.

Responsables

a.     Los dignatarios, autoridades, funcionarios y empleados públicos que por elección popular nombramiento, contrato presten sus servicios en el Estado y sus organismos.

b.     Los miembros de juntas directivas, directores, gerentes, administradores y demás personas relacionadas con la recaudación, custodia, administración, manejo e inversión de fondos y valores de las entidades  que reciban aportes o subvenciones del Estado.

c.      Los directivos y demás personas autorizados conforme la ley para recaudación y manejo de fondos para fines públicos y beneficio social y/o que perciban aportes o donaciones del Estado.

d.     Los contratistas de obras públicas que inviertan o administren fondos del Estado y sus organismos.

e.      Los miembros de las Juntas Directivas y/o propietarios de las empresas que administren una obra, bien o servicio público.

f.       Asimismo, en esta disposición quedan comprendidos quienes presten sus servicios al Estado de Guatemala en el exterior del país en cualquier ramo.

 Bienes tutelares

El patrimonio público, de conformidad con el artículo 121 de la Constitución Política de la Republica.

Los aportes que realiza el Estado, sus organismos, las municipalidades y sus empresas, las entidades públicas autónomas y descentralizadas, a las entidades y personas jurídicas, así como los fondos que estas recauden entre el público para fines de interés social.

Los fondos y aportes que perciban y reciban con ocasión de colectas públicas, los comités y demás organizaciones no gubernamentales debidamente autorizadas.

Los fondos o aportes económicos que perciban del Estado, sus organismos, para garantizar su debida inversión.

Los demás que regulan la Constitución Política de la Republica y leyes específicas.

Principios de la probidad

·        El cumplimiento estricto de los preceptos constitucionales y legales,

·        El ejercicio de la función administrativa con transparencia,

·        La preeminencia del interés público sobre el privado;

·        La prudencia en la administración de los recursos de las entidades del Estado.

·        La promoción e implementación de programas de capacitación y la difusión de valores, imparcialidad y transparencia de la gestión administrativa;

·        Publicitar las acciones para generar un efecto multiplicador que conlleve a la adquisición de valores éticos por parte de la ciudadanía;

·        El apoyo a la labor de detección de los casos de corrupción a través de la implementación de los mecanismos que conlleven a su denuncia;

·        La actuación con honestidad y lealtad en el ejercicio del cargo o empleo o prestación de un servicio;

·        El establecimiento de procedimientos administrativos que faciliten las denuncias por actos de corrupción.

Cargos públicos

Pueden optar:

·        Ciudadanos guatemaltecos que reúnan cualidades necesarias. Estas deben ser fundadas en méritos de capacidad, idoneidad y honradez.


Impedimentos para optar a cargos y empleos públicos (Articulo 16)

No podrán optar a cargo público las personas descritas en el artículo 15 de la presente ley y los siguientes:

·        Quienes no reúnan las calidades y requisitos para el ejercicio del cargo.

·        Quienes habiendo recaudado no tengan la constancia de solvencia de la institución don de presto sus servicios y de la Contraloría de cuentas.

·        Quienes hayan renunciado o perdido la nacionalidad.

·        Quienes hayan sido inhabilitados para ejercer cargos públicos.

·        Quien haya sido condenado por delitos de enriquecimiento ilícito, narcotráfico, asesinatos, robos, hurtos, etc. En tanto no hayan cumplido con las penas correspondientes y en ningún caso en un lapso de cinco años.

·        El ebrio consuetudinario y el toxicómano

·        El declarado en quiebra, mientras no obtenga su rehabilitación

 

Casos que generan responsabilidad administrativa (Articulo 17)

·        Incumplimiento de funciones o atribuciones.

·        El abuso de autoridad.

·        Extender certificados o constancias que contengan datos inexactos.

·        Contratación de cónyuge o hijos como subalternos en relación de dependencia o personas no calificadas para los cargos.

·        Ocultar, negar o no disponer para usuarios formularios en especie fiscal, cuando se tenga la obligación de recaudar.

·        La negligencia o descuido del destino de los bienes que son el patrimonio de la empresa.

·        No presentar la declaración patrimonial dentro de los plazos fijados que establece la presente ley.

 

Prohibiciones de los funcionarios públicos

·        Además de las prohibiciones expresas contenidas en la Constitución Política de la República y leyes especiales, a los funcionarios y empleados públicos les queda prohibido:

·        Aprovechar el cargo o empleo para conseguir o procurar servicios especiales, nombramientos o beneficios personales, a favor de sus familiares o terceros mediando o no remuneración.

·        Utilizar el poder que le confiere el ejercicio del cargo o empleo en las entidades del Estado, autónomas o descentralizadas, para tomar, participar o influir en la toma de decisiones en beneficio personal o de terceros.

·        Solicitar o aceptar directamente o por interpósita persona, dádivas, regalos, pago, honorarios o cualquier otro tipo de emolumentos adicionales a los que normalmente percibe por el desempeño de sus labores.

·        Utilizar bienes propiedad del Estado o de la institución en la que labora, tales como vehículos, material de oficina, papelería, viáticos y otros, fuera del uso oficial, para beneficio personal o de terceros.

·        Usar el título oficial del cargo o empleo, los distintivos, la influencia, o el prestigio de la institución para asuntos de carácter personal o de terceros.

·        Utilizar el tiempo de trabajo para realizar o prestar asesorías, consultorías, estudios y otro tipo de actividades a favor de terceros, que le generen beneficio personal. 

·        Disponer de los servicios del personal subalterno par afines personales o en beneficio de terceros.

·        Solicitar a otros gobiernos o empresas privadas colaboración especial para beneficio propio o para un tercero.

·        Actuar como abogado o representante de una persona que ejerce reclamos,  administrativo o judiciales en contra de la entidad a la cual sirve estando en el ejercicio del cargo o empleo.