El auditor debe preparar y mantener los papeles de
trabajo, cuya forma y contenidos deben ser diseñados acordes con las
circunstancias particulares de la auditoría que realiza. La información
contenida en los papeles de trabajo, constituye la principal constancia del
trabajo realizado por el auditor y de las conclusiones a que ha llegado en lo
concerniente a hechos significativos.
Los papeles de trabajo son registros que respaldan la
ejecución y la emisión de nuestro informe de auditoría financiera. Estos
documentos preparados en la etapa de la ejecución de la auditoría son
necesarios para el desarrollo y supervisión de un examen de auditoría, sobre
todo para evidenciar y demostrar que el trabajo fue realizado de acuerdo con
normas de auditoria gubernamental aplicados en un determinado país.
En los papeles de trabajo, es necesario registrar
nuestra comprensión y entendimiento de la naturaleza de las actividades de la
institución y/o empresa auditada, los procedimientos ejecutados y el análisis
de los diversos factores y juicios adoptados que sustentan nuestras
conclusiones sobre el trabajo realizado, enfoque uniforme y disciplinario en la
ejecución del trabajo, supervisión sistemática del trabajo ejecutado por los
auditores, selección de información que puede ser utilizado en exámenes futuros
y además sirve para evaluar el desempeño técnico de los auditores.
Los papeles de trabajo son registros que respaldan la
emisión de nuestro informe. Son necesarios para el desarrollo y la supervisión
eficiente de un examen de auditoría, pero por sobre todo para evidenciar que el
trabajo fue realizado de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas.
No puede pretenderse que los papeles reúnan todos los
aspectos complejos y detalles de los exámenes practicados en una institución
pública y/o empresas privadas desde años anteriores. Es necesario registrar
nuestra comprensión y entendimiento de la naturaleza de las actividades de la
institución y/o empresa privada auditada, los procedimientos ejecutados y el
análisis de los diversos factores y juicios adoptados que sustentan nuestras
conclusiones.
Los papeles de trabajo deben cumplir con los
siguientes objetivos:
1. Proporcionan evidencia sobre el trabajo
realizado y de las conclusiones obtenidas durante el desarrollo de nuestro
examen.
2. Permite que los auditores que practican la
auditoría adopten un enfoque uniforme y disciplinado en la ejecución de su
trabajo.
3. Permitir la supervisión sobre una base
sistemática y servir como evidencia de dicha supervisión.
4. Documentar aquella información que puede ser
utilizada en exámenes futuros.
5. Servir como elemento de juicio para evaluar el
desempeño técnico de los auditores.
El auditor debe tener habilidad para preparar papeles
de trabajo, que reflejen en forma clara:
•
Los pasos que se dieron para lograr los
objetivos de la auditoría.
•
La información y composición de los datos
representativos contenidos en los registros.
•
Los métodos y procedimientos de
verificación empleados.
Para que los papeles de trabajo preparados por el
auditor, los proporcionados por la Entidad sujeta a auditoría, por terceras
personas y otras instituciones, puedan ser perfectamente comprendidos por
cualquier persona ajena a su realización, deben elaborarse aplicando la norma
“Debido cuidado profesional” en base a reglas o requisitos mínimos de forma.
La cantidad, tipo y contenido de los papeles de
trabajo varían de acuerdo a las circunstancias, el tipo de examen y el tamaño
de la institución y/o empresa. Los papeles de trabajo deben incluir información
que documente los siguientes aspectos: plan de auditoría, información relevante
sobre las actividades de la institución y principios contables utilizados,
sistemas de control de la institución, composición de los estados financieros,
registro de los procedimientos aplicados, evaluación de los hallazgos de
auditoría y las conclusiones alcanzadas, supervisión y revisión.
Los papeles de trabajo de auditoría deben clasificarse
en forma deductiva, ordenada y lógica lo que permite considerar la información
global que sirve de base para iniciar el proceso de desagregación de la
información hasta llegar al origen de la información sujeta a auditoría. Las
categorías y diseño de papeles de trabajo deben ser apropiadas de acuerdo a las
necesidades y criterio del auditor para dejar evidencia de los diversos
procedimientos efectuados en las diferentes fases del proceso de auditoría.
Los papeles de trabajo se clasifican de la siguiente
manera:
•
Según su alcance en generales y
específicos.
•
Según su origen en preparados por el
auditor y preparados por la empresa y otros
Los papeles de trabajo se agrupan en dos categorías
cuya estructuración es la siguiente:
•
Generales: Planilla de trabajo o Balance,
Resumen de ajustes propuestos, resumen de reclasificaciones propuestas, informe
en borrador correferenciado con los papeles de trabajo.
•
Específicos: Cédulas sumarias, planillas
de excepciones de auditoría, planilla de ajustes propuestos, planilla de
reclasificaciones propuestas, planilla de deficiencias de control interno,
programa de trabajo para cada componente, cédulas sustentatorias, cualquier
otro documento relacionado con el examen, planilla de supervisión.
La referenciación y correferenciación es un sistema de
codificación que se utiliza para establecer un orden de organización de los
papeles de trabajo en cada uno de los legajos o archivos, que faciliten el
acceso a los mismos, el proceso de supervisión y revisión de los papeles.
La correferenciación o cruce de referencia tiene como
objetivo indicar que una cifra dentro de una planilla tiene relación directa
con otra cifra o conjunto de cifras, que figuran en otras planillas. De esta
forma se facilita y agiliza el proceso de revisión de papeles e identificación
del trabajo de auditoría que se ha hecho sobre partidas relacionadas.
Los papeles de trabajo son registros que respaldan el
trabajo realizado y el informe del auditor, pertenecen a la entidad auditora,
quien es responsable de su custodia y conservación, debiendo evitar su
sustracción o uso indebido y facilitar su consulta. Sin embargo, dicha
propiedad está sujeta a las limitaciones impuestas por las normas legales
vigentes sobre la información de las instituciones públicas establecidas para
prevenir la revelación indebida de información, que pueda perjudicar los
intereses del estado, empresa privada y de los derechos de las personas.
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