Memorando de planificación

En este documento se resume el resultado del proceso de la familiarización y evaluación preliminar del control interno, definiendo los criterios a ser utilizados por el auditor interno gubernamental, que servirán de base para definir los antecedentes generales más importantes de la entidad a auditar, aspectos legales, normativos y reglamentarios que le son aplicables, condiciones para efectuar la auditoría, objetivos, alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesarios.

El Memorando de Planificación, debe elaborarse de acuerdo a la siguiente estructura:

Estructura

a)     Carátula

b)    Contenido

c)     Antecedentes

d)    Leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables

e)     Condiciones para efectuar la auditoría

f)      Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo

g)     Objetivos

h)    Alcance

i)       Recursos

j)       Criterio de Selección de Muestras

k)    Informes que se presentarán

l)       Cronograma de Actividades

 

Contenido del memorando de planificación

·        Contenido de la caratula

o   Identificación de la Unidad de Auditoría Interna

o   Nombre del documento -MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN-

o   Identificación de la Entidad a auditar (identificación completa)

o   Tipo de Auditoría

o   Período a examinar

o   Fecha: Guatemala, (mes), (año)

 

·        Contenido:

Aquí se debe indicar en que número de página se localiza el contenido del memorando.

 

·        Antecedentes:

Aquí se deben detallar los aspectos generales más importantes de la entidad a auditar, siendo estos aspectos, entre otros los siguientes:

o   Origen y objeto de la entidad

o   Función o gestión principal de la entidad

o   Organización (en base a su ley orgánica, contrato de fideicomiso, u otra base legal por la cual fue constituida)

o   En forma resumida la ejecución de su gestión financiera, (presupuesto, estados financieros) gestión (resultados operativos), etc.

Otros antecedentes relevantes e importantes que puedan servir de base para definir los objetivos y alcance de la auditoría.

 

·        Leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables:

Aquí se deben detallar las leyes, normas, reglamentos y otros aspectos que le son aplicables a la entidad, que serán objeto de análisis para verificar si la entidad ha efectuado sus registros de ingresos, egresos, evaluación de controles internos, de personal, técnicos, etc. de acuerdo a esos aspectos legales.

 

·        Condiciones para efectuar la auditoría:

Derivado del proceso de la familiarización, el auditor interno gubernamental debe fundamentar los criterios que le permitirán concluir si la entidad es susceptible de ser auditada o no. Por lo tanto, en esta sección se deben indicar los criterios observados para sustentar esta conclusión.

 

·        Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo

Si derivado del proceso de la familiarización, el Supervisor y el auditor interno gubernamental, detectan áreas críticas, que puedan convertirse en factores de riesgo que presenten eventualmente algunas limitaciones, que hagan imposible obtener un grado razonable de confiabilidad sobre la dirección, control, registro, información financiera, cumplimiento de aspectos legales, técnicos, etc.

 

o   Riesgo Inherente: Se refiere a la posibilidad de que existan errores importantes en una transacción específica dentro de un registro, una información financiera (cuenta, saldo, o grupo de transacciones), un proceso, etc. sin considerar la eficacia de los procedimientos de control de la entidad.

o   Riesgo de Control: Se refiere a la incapacidad de los controles internos de la entidad para identificar y prevenir la ocurrencia de errores o irregularidades importantes en las operaciones.

 

·        Objetivos

Con base en el resultado de la familiarización, evaluación preliminar del control interno y a la definición de las áreas críticas, se definen los objetivos que se desean alcanzar en la auditoría, debiendo clasificarlos en objetivos generales y específicos.

·        Alcance:

Con base en los objetivos y áreas críticas definidas, en esta sección se debe indicar el alcance del trabajo a efectuar, el cual debe reflejar claramente lo que se va a examinar de acuerdo al tipo de auditoría, y al siguiente esquema:

 

o   Período a examinar

o   Selección de las áreas y cuentas a examinar.

o   Evaluación del control interno en las áreas seleccionadas.

o   Revisión del cumplimiento de los aspectos legales, normativos y reglamentarios aplicables a la entidad.

o   Revisión de la veracidad, razonabilidad e integridad de la información financiera y operacional.

o   Verificación de la existencia de los activos y pasivos, y de las medidas para su salvaguarda.

o   Verificación de las operaciones de la entidad, si están siendo desarrolladas para cumplir con sus objetivos.

o   De acuerdo al tipo y alcance de la auditoría, se debe definir la necesidad de contar con la opinión, en ciertas áreas, de otros profesionales o disciplinas.

 

·        Criterios de selección de la muestra:

Con base en las áreas críticas y alcance definidos, en esta sección se deben indicar los criterios que servirán de base para seleccionar las muestras en cada área o cuenta a examinar.

 

·        Informes que se presentaran:

De acuerdo al tipo de auditoría, en esta sección se debe definir qué tipo de informe se debe emitir, conforme a la Guía AI-CR “Guía General para la Comunicación de Resultados.”

 

·        Cronograma de actividades

Con base en las áreas o cuentas a examinar y el alcance del trabajo, se debe asignar el personal, y preparar un cronograma que debe incluir:

 

o   Tiempo que durará la auditoría

o   Personal asignado a cada área o cuenta a examinar

o   Tiempo asignado a cada área o cuenta a examinar

·        Recursos

Con base en el Cronograma de Tiempo y Personal Asignado, se definirán las necesidades de recursos, tanto materiales como económicos.

 

·        Discusión:

El Memorando de Planificación debe ser discutido entre el auditor asignado y el Supervisor o Director de Auditoría Interna, previo a dar su visto bueno para autorizar la ejecución del trabajo.

 

De acuerdo a la importancia o magnitud de la auditoría, el Director de

Auditoría Interna, debe considerar la necesidad de discutir el memorando con las autoridades superiores de la entidad, (ministro, junta directiva, etc.).

 

·        Autorización:

Después de discutido el Memorando de Planificación, el supervisor lo autoriza.

 

·        Aprobación:

Una vez autorizado el Memorando de Planificación, el Director de Auditoría Interna lo aprueba, con lo que prácticamente comienza la ejecución del trabajo.