RMANENTE
Definición
Es la recopilación y organización de documentos que
contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria
para futuras auditorías.
Estos documentos, contienen información legal,
reglamentaria, organizativa, metodológica,
contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la
entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés
y utilización continua para la planificación y ejecución de las
auditorías.
Esta información debe recopilarse al iniciarse una
primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes.
Objetivos
1. Facilitar
el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la
entidad.
2. Documentar
los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que
debieron observarse.
3. Servir
de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.
4. Facilitar
la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que
requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que
regulan operaciones que se extienden a varios períodos.
Responsables
El proceso de creación y actualización es
responsabilidad de:
•
Director de auditoria interna
•
Supervisor
•
Auditor
•
Funcionarios y empleados de la entidad
Estructura
Elaboración
del índice
La elaboración del índice debe hacerse con base a la
estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada
sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene,
con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil
localización y control.
Información
general
- Identificación de la dependencia (programa,
proyecto, dirección etc.)
- Dirección,
teléfono, fax, E mail, etc.
- Autoridades
superiores y sus generales
- Misión y
visión institucional.
Estructura
organizacional
- Manuales de
Organización
- Manuales de
Funciones Manuales de Normas y
Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.)
- Organigramas
- Ubicación
geográfica de programas y proyectos
- Integración
de unidades ejecutoras por programa
Ley
y regulaciones
- Ley Orgánica
- Reglamento
Orgánico y reglamentos internos
- Decretos,
acuerdos gubernativos que regulen la entidad
- Acuerdos
internos, dictámenes, resoluciones etc
Planificación
de Operaciones
- Plan Operativo Anual
- Planes de
trabajo
- Cronogramas
de actividades
- Estudios de
pre y factibilidad
Información
Administrativa
-
Extractos
de Contratos administrativos (prestamos,
donaciones, fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos,
personal etc.)
- Extractos de
actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc )
- Principales
políticas institucionales (compras, personal etc.)
- Flujogramas de
los procesos más importantes (compras, nóminas)
- Ubicación y
composición del personal
Información
Presupuestaria, Contable y Financiera
- Políticas,
contables y presupuestarias
- Normas
presupuestarias
- Manuales
contables
- Manuales de
presupuesto
- Estados
financieros
- Estados de
ejecución y liquidación del presupuesto
- Informes de
auditoría
- Integraciones
de las principales cuentas de activos y pasivos
Actualización
La
actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se
apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de
utilidad en la medida que la información que contiene, esté debidamente
clasificada y actualizada.
Acceso
y utilización
El archivo permanente, es una de las principales
fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los auditores, por lo
tanto su acceso o utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría
Interna.
Identificación
de la información, análisis, clasificación, y archivo
Este proceso deberá delegarse a una persona de la
Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los
procedimientos que establezca el Jefe de la misma.
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